Unikali patirtis: kaip lietuviškai įmonei sekėsi atsikratyti popierinių dokumentų

Remigijus Brazys, „BSS IT“

Nueikime į bet kokį šiuolaikiškos įmonės ofisą ir
išvysime beveik tą patį vaizdelį – moderni apdaila, šiuolaikinė skaitmeninė
technika, klaviatūrų taukšėjimas, daug šviesos ir bruzdesio. Iš pirmo
žvilgsnio, taip ir turi atrodyti modernus įmonės ofisas įprastinę darbo dieną.
Bet ar tikrai viskas taip, kaip priklauso gyvenant skaitmeninių komunikacijų
eroje? Atkreipkite dėmesį į be sustojimo burzgiančius spausdintuvus, su
sutarčių, prašymų ir sąskaitų pluoštais zujančius darbuotojus, nuo spausdintų
dokumentų įlinkusias lentynas. Šie garsai ir vaizdai sukelia vidinę sumaištį –
juk taip buvo dirbama prieš 20 ar net prieš 40 metų. Nejaugi skaitmeninė era dar
nepajėgi pasiūlyti kitokių sprendimų, kurie leistų atsikvėpti ne tik
spausdintuvams, bet ir nuo popierių lūžtantiems stalčiams ir lentynoms?

Pavargę nuo nesibaigiančių popierių būtent tokį
klausimą sau iškėlė UAB „BSS IT“ darbuotojai ir neilgai trukus šis klausimas
virto tikru iššūkiu.
Nors kiek susipažinus su verslo įmonių buhalterija ir apskaita, lengva
suprasti, koks tai nelengvas iššūkis. Visų pirma, tam reikia turėti suderintus
programinės įrangos sprendimus. Bent jau šią kliūtį „BSS IT“ įveikė pakankamai
lengvai, mat įmonė tuo ir užsiima, jog kuria bei diegia Verslo valdymo sistemą,
apimančią buhalterinę apskaitą, personalo
valdymą, darbo užmokesčio skaičiavimą, dokumentų
valdymą, darbą su klientais (CRM).
Ilgą laiką patys būdami šios sistemos vartotojai, nuo šių metų pradžios
išsikėlė sau iššūkį: „kasdienėje įmonės veikloje nenaudoti popierinių
dokumentų“! Nuo iššūkio pradžios praėjo daugiau nei pusė metų, todėl
nuspręsta viešai papasakoti apie įmonės įgytą patirtį ir supažindinti, su
kokiais iššūkiais teko susidurti ir kaip juos pavyko įveikti.

„Batsiuvys be batų“

UAB „BSS IT“ direktorius Nerijus Jankauskas pasakoja,
kad įmonėje tokie dokumentai kaip komerciniai pasiūlymai, produktų aprašymai
jau senokai iškeliavo į elektroninę erdvę, tačiau kaip ir daugelyje įmonių PVM
sąskaitos faktūros, darbų pridavimo aktai, sutartys su klientais, personalo
valdymo dokumentai iki eksperimento pradžios vis dar buvo saugomi popierinėje formoje.

Personalo
valdymo dokumentų „skaitmenizavimas“

Eksperimentas
pradėtas nuo personalo valdymo dokumentų. Teko šablonizuoti ir į dokumentų
valdymo sistemą sukelti darbo sutartis, prašymus dėl atostogų, įvairiausius
personalo įsakymus ir t.t. Jie sukelti į Dokumentų valdymo sistemą – tam
reikalui teko sukonfigūruoti Personalo valdymo modulį. Nuo šiol darbuotojai
atostogų prašymą pildo pagal paruoštą šabloną sistemoje, o pavaduojantis asmuo
ir direktorius pasirašo įsakymą dėl atostogų vienu mygtuko spustelėjimu.
Kadangi dokumentų valdymo sistema integruota su Personalo ir Apskaitos
moduliais, sistema automatiškai atostogas pažymi darbuotojo tabelyje bei
atlieka atostoginių skaičiavimus.

Buhalterija
ir popierinių dokumentų atsisakymas

Sutvarkius
Personalo valdymo dokumentus, kartu su įmonės buhalterėmis surasti dokumentai,
kurie vis dar gulėjo popierinėje formoje ir bendru sutarimu nutarta, kuriuos iš
jų formuoti tiesiogiai Buhalterinėje sistemoje ir pasirašius
kvalifikuotu ar nekvalifikuotu parašu registruoti į atitinkamą dokumentų
registrą.

Šiame etape
sistema pati primena ir pataria kokio tipo parašas reikalingas konkrečiam
dokumentui. Gan greit buvo pastebėta, kad jau ir dabar daugelis dokumentų atkeliauja
elektronine forma, kaip, pavyzdžiui, elektroniniu paštu siunčiamos sąskaitos.
Įdiegus dokumentų valdymo sistemą, jų nebereikia spausdinti, o tik registruoti
elektroniniame registre.

Iš sistemos
formuojami, pasirašomi elektroniniu parašu bei automatiškai registruojami
sekantys dokumentai:

Avanso apyskaitos
Ilgalaikio turto nusidėvėjimo
aktai
Darbo laiko apskaitos
žiniaraščiai
Darbo užmokesčio žiniaraščiai
(reikalingas kvalifikuotas elektroninis parašas, jei įmonėje nėra asmens
sąskaitų kortelių)
Pardavimo sąskaitos faktūros
Ir t.t.

Iššūkiai ir
užduotys diegiant elektroninę dokumentų valdymo sistemą

Pirmas klausimas kilęs
buhalterei – “Ką aš parodysiu mokesčių tikrintojui jeigu neturėsiu
popierinių originalų?“ Atsakymo į šį klausimą reikėtų ieškoti Lietuvos
Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme ir patvirtintose Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse.
Taisyklės galioja jau nuo 2012 metų, tačiau daugeliui mūsų tai vis dar
sunkiai įsisąmoninama naujiena.
Oficialūs dokumentai turi būti
pasirašomi. Reikia pasirinkti, kokias technines priemones tam naudoti,
kaip jas paruošti ir kiek tai kainuoja. Dažnas UAB „BSS IT“ užsakovas ar
klientas dar nebuvo panaudojęs elektroninio parašo sutarčiai ar darbų
pridavimo aktui pasirašyti, nors daugelis jau naudojasi elektroniniu
parašu jungiantis prie bankininkystės sistemų.
Nemažai daliai dokumentų
nereikalingas net ir elektroninis parašas. Tai vėlgi yra neįprasta, bet
vadovaujantis elektroninių dokumentų taisyklėmis, įmonės vadovas savo
įsakymu patvirtina, kurie dokumentai gali būti rengiami nenaudojant
elektroninio parašo priemonių. Juk ir bankinėse sistemose atliekame
daugelį operacijų, kurias tvirtiname tiesiog mygtuko paspaudimu.
Deja, bet dalis dokumentų visgi
liks popieriniais. Inovatyvios įmonės ar jų vadovai jau naudoja
elektroninį parašą, tačiau bus dar ir nepasiruošusių ir negalinčių
pasirašyti elektroniniu būdu, todėl dalį korespondencijos ar pasirašomų
sutarčių vis dar gausite popierinėje formoje.

Elektroninis
parašas, kokį naudoti?

Kadangi visi
dokumentai bus elektroniniai, tai visiems darbuotojams reikalingas elektroninis
parašas. Yra keletas elektroninio parašo priemonių:

Mobilusis elektroninis parašas
– reikia kreiptis į mobiliojo ryšio operatoriaus („Omnitel“,
„Bitė“, „Tele2“, „Teledema“) saloną ir pasikeisti SIM kortelę,
turinčią mobiliojo parašo funkciją.
Asmens tapatybės ar valstybės
tarnautojo kortelė – nuo 2009 metų Lietuvos Respublikos piliečiams
išduodamos lustinės asmens tapatybės kortelės su elektroniniu parašu. Jei
kortelė išduota anksčiau arba baigėsi sertifikato galiojimo laikas (jis
išduodamas dviems metams) kortelę užsisakyti galite artimiausioje Migracijos tarnyboje.
USB laikmena – VĮ „Registrų
Centras“ ir UAB „Skaitmeninio Sertifikavimo Centras“ išduoda el. parašus
lustinėse kortelėse ir saugiose USB laikmenose. Įsigyti Registrų Centro
platinamą el. parašą galite čia. UAB „Skaitmeninio Sertifikavimo
Centras“ išduodamus sertifikatus užsakyti galite čia.
Nekvalifikuotas elektroninis
parašas – tai parašas formuojamas programinės įrangos priemonėmis.
Susipažinus su Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis
galima greitai surasti 5.6 punktą, kuriame parašyta: „Įstaigos vadovas ar
kitas jo įgaliotas asmuo (toliau – vadovas): nustato, kuriuos trumpai
saugomus ir neperduodamus kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims
įstaigos veiklos elektroninius dokumentus galima pasirašyti teisinę galią
turinčiu elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis
parašas.“ Tad tiesiog įmonės direktoriaus įsakymu reikia patvirtinti, jog
tam tikrus dokumentų tipus (trumpalaikio saugojimo, tokie kaip: personalo
įsakymai, personalo prašymai ir pan.) galima pasirašyti nekvalifikuotu
elektroniniu parašu, t.y. sistemoje paspaudus „žalią varnelę“. Tokiu būdu
taupomas laikas, nes nereikia ieškoti asmens tapatybės kortelės rankinėje,
nereikia ir slaptažodžio elektroniniam parašui patvirtinti.

Nerijus
Jankauskas pasakoja, jog diegiant elektroninę dokumentų valdymo sistemą UAB
„BSS IT“ darbuotojai galėjo patys pasirinkti, kokiu būdu jie pasirašinės. O
populiariausiu tapo mobilusis parašo būdas.

Naudojantis
mobiliuoju telefonu nereikia jokių papildomų įrenginių ar tvarkyklių kaip kad
pasirašinėjant asmens tapatybės kortele arba USB raktu. Mobiliojo telefono
pagalba pasirašyti dokumentą galima ir neturint kompiuterio ar esant išvykoje.
Taip pat ši priemonė labai patogi jungiantis prie elektroninių bankininkystės
sistemų.

Antroje
vietoje pagal populiarumą atsirado asmens tapatybės kortelės. Jeigu asmens
tapatybės kortelė išduota po 2009 metų, pasirūpinti reikia tik kortelės
skaitytuvu. Šia priemone naudojasi darbuotojai, kuriems nereikia palikti darbo
vietos, o kortelės skaitytuvas visada prijungtas prie darbinio kompiuterio.

Asmens
tapatybės kortelės ar elektroninio parašo USB laikmenoje privalumas –
šimtaprocentinis patikimumas. UAB „BSS IT“ jau teko susidurti su nepatogumais,
kai mobilusis elektroninis parašas nesuveikia dėl mobilaus ryšio problemų ar
mobilaus ryšio operatoriaus ar Registru centro, kurio paslauga naudojasi
mobilaus ryšio operatoriai, techninių trikdžių. Tiesa tokie sutrikimai yra
pakankamai reti.

Išvada:
ofisas be popierinių dokumentų – realu!

UAB „BSS IT“ direktorius Nerijus
Jankauskas džiaugiasi, jog galiausiai pavyko įgyvendinti savo tikslą: „ofisas
be popierinių dokumentų išbandytas savo „kailiu“, tad dabar šia patirtimi
norėtumėme pasidalinti su kitomis Lietuvos įmonėmis. Labai svarbu jog įmonėje
būtų naudojama vieninga sistema apimanti tiek buhalteriją tiek darbo užmokestį
bei personalą, tiek turinti dokumentų valdymo sistemos funkcionalumus (galimybė
pasirašyti dokumentą elektroniniu parašu, persiųsti procesui ir t.t.). Tapome savo
sukurtos sistemos naudotojais, tai leido nušlifuoti sistemos funkcionalumą
patiems „lipant“ ant nepatogių vietų.“

Praktinė
nauda atsikračius popierinių dokumentų

Atostogų prašymą galima
pateikti nuotoliniu būdu. Tai ypač patogu dirbant biuruose, kurie yra
skirtinguose miestuose. Nereikia spausdintų ir ranka pasirašytų dokumentų
siųsti per paštą.
Su klientu ar užsakovu
pasirašyti sutartį ar atliktų darbų aktą galima per keletą minučių net jei
esate skirtinguose miestuose.
Pasirašant didelės apimties
sutartį su priedais dažnai pasirašoma ant kiekvieno lapo, o tam naudojant
elektroninį parašą ir ranka nepavargsta, ir užtrunkama tik kelias
sekundes.
Į buhalterinę apskaitą
integruotas Dokumentų valdymas leidžia sumažinti laiko kaštus rengiant bei
pasirašinėjant dokumentus. Labai sumažėja spausdintų dokumentų ir segtuvų
skaičius lentynose.
Surasti sutartį ar kitą
dokumentą archyve tapo daug paprasčiau ir greičiau. Ir tai padaryti galima
bet kuriame nutolusiame Biure, ar išvykus už biuro ribų.